비전자기록물 서고관리 시스템

요즘 정말 무더위가 기승을 부리고 있습니다

 

제가 하는 일중 한가지

 

서고에 자료 즉 기록물을 정리하는 일도 하고 있습니다

 

즉 전자 기록물이 아닌 비전자 기록물이 서고에 쌓여 가고 있는데요

 

이것을 정리하고 조사하고 목록을 만들고 하는 일도 하고 있지요

 

거의 노가다 작업입니다

 

서고에 있는것들을 일일이 목록과 대조하여

 

현황을 파악하고 다시 정리해서 서고에 정리작업까지

 

이 일을 하다보면 정말 온몸이 땀에 젖어요

 

여기서 한가지 의문점 서고에 기록물을 이관할때

 

체계적인 시스템으로 이관하고 관리한다면

 

이렇게 조사할 필요가 있을까 하는 생각이 듭니다

 

 

서고를 담당하시는 선생님들도

 

정말 실적도 나오지 않고 표도 나지 않는 작업을

 

매년 반복적으로 하고 계시죠

 

그 시간에 정말 다른일을 하시면 되는데요

 

 

 

매년 발생되어 서고로 이관되어 오는 많은 양의 기록물들을

 

관리하시느라 정말 정신이 없으시더라구요

 

하지만

 

이관 즉 각 부서나 과에서 서고로 이동시키는 작업을 할때

 

서고 즉 담당자 측에서 목록을 만들어서

 

전달을 하고 부서나 과에서 그 비전자기록물에 라벨 등 표시를 해주고

 

이것을 이관을 서고에 시키고

 

서고에서는 인식기술 바코드 QR코드 등으로 인식을 해서

 

시스템적으로 이관을 받고 향후 전수조사 정수조사 이런일들을

 

처리 한다면 얼마나 편리한지에 대해서 생각해 봅니다

 

 

현재 대다수의 서고에서 이관 방식은

 

부서 과에서 비전자문서를 모아서 서고에 가져다 주면

 

엑셀목록과 대조하여 서고에 넣기 급급한 실정이지요

 

 

그러다 보니 서고의 정리상태 및 향후 그 비전자문서를 찾기가

 

힘든 상태 입니다

 

 

그리고 조금 편리하게 서고관리를 하신다는 곳도

 

수동으로 라벨을 생성해서 하나하나 부착을 하던지

 

펜으로 작성을 하게 됩니다

 

 

그리고 보존 기간별 보존년한이 지난 비전자문서에 대해서는 폐기를 하는데

 

이때 또 일일이 목록과 대조를 하여 확인을 해야 하는 번거로움이 있습니다

 

현업에 종사하는 분들은 모두 공감하시는 부분이라고 생각합니다

 

 

이 문서가 어디에 있는지 맞는지 틀리는지

 

대출이 되어 있는 상태인지 아니면 분실이 되어 있는지

 

하루 하루 서고를 관리하시는 분들은 이고민에서 벗어나지 못하고 계실겁니다

 

제말이 맞지요

 

한때 한참 유행을 타던 RFID가 있습니다

 

비전자기록물에 RFID를 부착하여

 

전 자동화로 비전자 기록물의 위치를 파악하는 기술이죠

 

왜 도난방지용으로 많이들 사용하시고 있는것으로 알고 있습니다

 

하지만 이게 문제는 보존기간 3년 5년 문서에 RFID를 부착을 하고

 

재 사용도 하지 못하니 비용적으로 많은 비용이 필요합니다

 

또한 인식률이 생각하시는 것보다 좋지 못하다는게

 

의견 입니다 굴절 그리고 서고안에 이 전파를 차단할 수 있는

 

것들이 있을때 더더욱 인식을 하지 못하게 됩니다

 

그리고 반출입 관리는 또 어떻게 하고 계신지요

 

수기로 작성된 반출입 대장에 작성을 하고 계시지는 않으신가요 ?

 

반출이 되면 그것을 목록에 또 수기로 입력을 하고 계시진 않으신가요 ?

 

 

자 그렇다면 방법이 없을까요 ?

 

무더운 여름 물론 서고는 적정온도로 시원하겠지만

 

불필요한 일명 노가다 작업을 계속 하고 계셔야 할까요

 

아니죠 시대는 빠르게 변화하고 신기술이 나오고 있습니다

 

제가 알려 드리는 방법은

 

비전자기록물 서고관리 시스템 입니다

 

 

이관 목록을 조사하여 시스템에 업로드 하고

 

그 이관 목록에 맞게 바코드 라벨을 자동 생성 하게 됩니다

 

그러면 이것을 서고 담당 선생님은 담당부서 담당자에게 전달을 하고

 

부착해서 이관해 주세요 하시면 됩니다

 

이때 각 부서 담당선생님이 싫어 하실까요

 

일이 많아 진다고

 

대부분 아니다라고 말씀하십니다

 

다른일도 많은데 비전자 기록물을 서고에 이관하기 위해

 

목록을 만들고 비전자기록물을 찾아서 정리하고

 

서고로 이관을해야 하는데

 

라벨을 생성해서 드리면

 

각 부서 담당선생님도 일이 줄게 되고

 

일일이 비전자 기록물을 찾아서 정리할 필요가 없게 되어

 

업무를 편하게 보실수 있게 되십니다

 

 

위 사진 처럼 자동으로 라벨을 생성해서

 

부착된 비전자기록물을 서고에서 이관을 받습니다

 

이관을 받을때도

 

바코드스캐너 웹캠을 통해 자동으로 받을수 있지요

 

그럼 문서에 부착만 하면 끝~~~~

 

 

 

 

자동으로 이관을 받으면 자동으로 시스템에 목록이 생성되니

 

누락된 비전자 기록물을 바로 확인하고

 

각 부서 담당 선생님에게 바로 전달할 수 있습니다

 

이관 받으실때도 땀을 흘리면서 작업을 하실 필요가 없습니다

 

 

 

 

 

어떤 담당자 분들은 이런 말씀을 하십니다

 

기록물관리시스템 즉 RMS에서 다된다 라고 말씀하시는데요

 

정말 현업에 계신분들이라면 잘 알고 계실겁니다

 

RMS 정말 좋은 시스템 인데요

 

정말 최하단에서 서고를 관리하기 위한 기능은 좀 미비 한거 같습니다

 

서고 담당자 분들이 활용하시는 부분은 입력된

 

엑셀파일 목록을 출력하여 확인 하는 방법 뿐이라는 겁니다

 

그럼 다시 조사를 해야 하네요 ㅠㅠ

 

서고담당 선생님의 자신감은 잘 정리된 그리고 현황을 잘 파악하고 있는데서 나온다고 봅니다

 

누가 대출을 하려고 할때 문서를 찾는데 시간이 오래 걸리고 그 문서가 어디에 있는지 잘 몰라서

 

당황하신적은 없으신지요?

 

매년 정수조사를 하면 맞지않는 리스트 목록상 비어있는 문서 때문에 당황하지 않으신가요?

 

이 문서가 대출이 되어 있는지 서고에 있는지 파악이 되지 않으신가요 ?

 

그렇다면 자동화된 비전자기록물 서고관리시스템 제로트렉을 활용해 보시기 바랍니다

 

또한 시청각기록물에 대해서도 관리기능을 제공하고 기관장 기관의 행사 사진 동영상에 대해서도

 

관리를 할 수 있는 시스템 입니다

 

 

 

위 동영상을 보시면 쉽게 이해기 되실겁니다

궁금하신 사항은 언제 든지 연락 주세요

 

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