봄날 출장 그리고 기록물관리...

봄이지요

정말 날씨 한번 죽여 줘요 ~~

이런 날씨에 전 행복한 사람인가 봐요

일이지만 그래도 자연 즉 봄을 만끽할 수 있는

그런 출장을 다니고 있습니다

가는 길 마다 벗꽃이 만개하였네요

그래서 어쩌면 외롭고 졸린 길이 지만

그다지 외롭거나 졸리지 않아요

오늘 저의 목적지는

보은군청과 보은교육지원청

 

저희가 보유한 서고관리시스템 을 소개 하기

위해 약속을 잡고

방문하는 길입니다

지나는 길에 있던 공군사관학교 정문 입니다

서고관리시스템 이란

궁금하시죠

우리가 흔히 말하는 서고 맞습니다

하지만 이 서고에는

각 기관에서 생산된 기록물이 보존 되어 있습니다

기록물 잘 아시지요

그 기록물 중에서 저는 비전자 즉 종이로 된 기록물을

관리하는 시스템을 소개하고 있습니다

전자문서가 대부분을 차지하는 요즘에도

어쩔수 없이 비전자 종이기록물은 생산되게 마련이고

그것을 관리하기 위해서는

기존 그냥 보관하고 관리하기 보다는

체계적으로 시스템을 이용하여 관리하시라고

소개를 하고 있구요

그 시스템을 저희 시스템을 구매하도록 유도하는게 저의 일입니다

종이로된 문서 또는 사진등은 시간이 지나면

훼손되기 마련이구요

관리적인 측면에서도 자주 손이가고 그러면

쉽게 훼손이 됩니다

그래서 체계적으로 관리를 하면 손이 덜 가게 되고

또한 종이기록물을 전자파일로 전산화를 하면

영구적으로 훼손없이 관리를 할 수 있다는 장점이 있지요

저희 서고관리시스템 제로트렉은

이러한 문제점을 개선해 주며 담당자의 업무 편리성을

추구하는 시스템 입니다

각 기관의 기록물 담당자는 각 실과에서 생산된 기록물을 이관 받습니다

이관이라는게 각 생산부서에서 생산된 기록물을

체계적으로 관리하기 위해 기록물 담당 부서고

이동 시키는 거구요 그러면 관리 책임이

변경되는거죠

하지만 이게 담당자들이 하는 일이기 때문에

가끔 실수가 있을수 있습니다

이관해야 하는데 하지 못하는 것들 등록해야 하는데 등록하지 못하는것들

그리고 다량의 기록물이 보관 보존 되어지기 때문에

위치 파악하는데도 힘들다는 단점이 있습니다

이러한 단점을 보완해주는 서고관리 시스템 입니다

또 전자문서와 비전자문서가 혼합으로 사용되는

기록물의 관리도 필요하겠지요

 

또한 이관을 받기 위해 생산부서에서

목록을 엑셀로 받으시는데

이거 또한 버전 관리 및

관리가 참 힘든부분이기도 합니다

이런 저런 단점을 보완해서

시스템을 개발하였지만

아직도 갈길은 먼 그런

느낌 입니다